Постарайтесь просто прикинуть, сколько дней нужно, чтобы адресат получил ваше письмо, ответил на него, а вы получили ответ. Если речь идет о письме по электронной почте, то на всё это требуется один-два дня, если об официальном письме, пусть даже отправленном в электронном виде, — больше. Для некоторых запросов, например, в органы власти, существуют нормативные сроки ответа, это тоже стоит учитывать. Важно также принимать во внимание дни недели: для писем в компании и организации выходные в срок ожидания не засчитываются.

Когда можно отправить повторное письмо, если на первое не ответили?

Ответ на претензию: два сценария Претензии бывают разные, как и поводы для их написания, и отвечать на них приходится в разных ситуациях по-разному. И хотя это очень неприятное дело — отвечать на претензии, делать это нужно обязательно и чем быстрее, тем лучше. Что объединяет все претензии? То, что в них нас ругают за невыполнение каких-то обязательств. Теоретически претензия нацелена на то, чтобы мы исправились, хотя и здесь возможны варианты.

Кому-то достаточно принести извинения, для кого-то важно исправить ситуацию, а кто-то ждет компенсации. В чем же различие в написании ответа на претензию? То, что мы будем писать в ответе, напрямую зависит от самой претензии. Какими могут быть претензии? Претензии могут быть: обоснованными, необоснованными, справедливыми и несправедливыми, а могут быть неконструктивными, то есть агрессивными. Соответственно, и отвечать на них нужно по-разному.

В этой статье мы предлагаем два алгоритма ответа на претензии. Ответ на обоснованную претензию Обоснованная претензия указывает на действительно допущенные Вами ошибки. Если поступает обоснованная претензия, в ответе необходимо признать свои ошибки, извиниться и показать, что с Вами можно продолжать сотрудничать дальше.

Рассмотрим ситуацию. Вы, например, владелец книжного интернет-магазина. Вам приходит письмо-претензия по поводу неправильной комплектации заказа от Натальи, студентки вуза. В приложении есть все документы и фото. Ваша ошибка очевидна. Нужно написать ответ таким образом, чтобы этот клиент продолжил пользоваться услугами Вашего интернет-магазина. Начните с именного обращения. Уважаемая Наталья! Принесите свои извинения. Сформулируйте проблему, чтобы Ваш адресат понимал, что Вы читали его письмо и правильно поняли суть проблемы.

На этом этапе важно не преуменьшать проблему. Также важно добавить конкретики. Из Вашего письма мы узнали, что, к сожалению, заказанные Вами книги пришли не в полном объеме. Так, из пяти заказанных Вами книг получены только три.

И это, бесспорно, наша ошибка. Станьте на сторону обиженного. Мы разделяем Ваше огорчение и возмущение по этому поводу. Тем не менее, мы бы хотели, чтобы Вы знали, что в нашей компании это беспрецедентная ситуация.. Обоснуйте причины возникновения проблемы и сообщите о принятии мер. Уверяем, что в истинных причинах мы обязательно разберемся и примем соответствующие меры для предотвращения аналогичных случаев в будущем. Покажите, как Вы можете разрешить конфликт.

На этом этапе важно показать, что мы действуем как нормальные и ответственные деловые партнеры. Чтобы исправить допущенный недочет, мы уже выслали Вам недостающую книгу. Проявите желание помириться. Позвольте еще раз принести Вам свои извинения. Надеемся, что случившееся недоразумение не помешает Вам и дальше оставаться нашим клиентом.

Ответ на необоснованную претензию Необоснованная претензия незаслуженно обвиняет в чем-то или же обвиняет недостаточно аргументированно. Если поступает необоснованная претензия, необходимо в деловом письме сообщить, что Вы не виноваты и отстоять свои интересы.

При этом желательно еще сохранить деловые отношения и с адресатом. Нельзя с адресатом спорить, пререкаться — ведь он и так уже недоволен и может разорвать с вами отношения. Вам приходит письмо-претензия по поводу аллергии на полиграфическую краску от Елены. Она требует моральной компенсации. В приложении есть результаты анализов, заключение врача и чек на продукцию Вашего магазина.

Вы, как здравомыслящий человек, понимаете абсурдность ситуации и свою невиновность. Обратитесь к клиенту по имени. Уважаемая Елена! Сформулируйте суть проблемы объективно. Ваша позиция, конечно, оборонительная.

Но не стоит спорить и проявлять агрессию. Из Вашего письма я узнал, что после получения Вашего заказа из нашего магазина у Вас развилась аллергия на полиграфическую краску. Мне очень жаль. Если честно, такой случай в нашей практике впервые.

Аргументируйте свою позицию. Как Вы понимаете, интернет-магазин занимается лишь реализацией печатной продукции, а не ее производством.

Поэтому мы не можем гарантировать качество и отвечать за состав полиграфии. Это ответственность типографии. Покажите желание продолжать сотрудничать. Тем не менее, благодарю, что Вы сообщили о своей проблеме. Нам важно, чтобы клиенты с любыми предпочтениями могли пользоваться услугами нашего интернет-магазина. Предложите вариант выхода из конфликтной ситуации. Пойдите навстречу клиенту, предложите компромисс, который устроит всех.

Или хотя бы покажет Ваше стремление найти выход. Поэтому в качестве исключения мы предлагаем Вам обменять печатные книги на их электронные аналоги.

Сообщите, что должен сделать адресат, чтобы воспользоваться компромиссом. Сообщите о своем решении письмом или по телефону, и мы договоримся о деталях обмена. Надеемся, эти советы помогут Вам достойно выйти из любой ситуации, сохранив свою репутацию и отношения с клиентами. И желаем Вам реже сталкиваться с необходимостью отвечать на какие-либо претензии. Переходите на сайт business-letter. И с каждым днем примеров становиться все больше!

Если Вы хотите написать максимально эффективное письмо, которое точно не останется без ответа — обращайтесь к нам и наши профессионалы помогут Вам в этом.

Образец письма клиенту: 15 готовых шаблонов для рассылки

Если клиент не выходит на связь Как правильно написать письмо клиенту Вы думаете о клиентах постоянно, но это не взаимно. Чтобы завладеть их вниманием и опередить конкурентов, нужно регулярно напоминать о себе. Электронные письма отлично справляются с этой задачей. По мнению авторов блога Pipedrive , есть несколько хитростей, которые могут сыграть в вашу пользу: Терпение и еще раз терпение. Подводите потенциального покупателя к сделке постепенно, регулярно отправляя ему письма с ценной и интересной информацией. Согласуйте стратегию в рассылке писем клиентам с отделом маркетинга, чтобы не быть слишком назойливыми и не засорять ящик клиента повторной информацией.

Образец письма-ответа

Обратите внимание! Просьбу или распоряжение также могут содержать сопроводительные письма. Письмо-распоряжение Такие письма отправляют, как правило, вышестоящие и головные организации, отраслевые министерства и ведомства, контрольно-надзорные органы и органы исполнительной власти. Ответ на письмо, в котором содержится распоряжение, нужно подготовить к сроку, который указан во входящем документе.

Как писать деловое письмо на английском языке: особенности и тонкости

Когда можно отправить повторное письмо, если на первое не ответили? Все разновидности данного документа можно условно разделить на два вида: Положительный ответ на запрос информации — выражает согласие организации предоставить информацию, которая изначально запрашивалась. Отрицательный ответ — означает мотивированный отказ в предоставлении данных или отклонение предложения. Главная особенность, а также отличие данных разновидностей письма-ответа на запрос информации, кроется в его содержании. Так, составляя положительное письмо, необходимо дать максимально полный и исчерпывающий ответ на поставленный вопрос. Отрицательно При отрицательном ответе текст формулировки должен содержать: как и при положительном ответе — реквизиты и краткую суть сделанного запроса; причину, на основании которой отклоняется просьба; обоснование причины со ссылкой на федеральные или локальные нормативные акты. Обратите внимание! Просьбу или распоряжение также могут содержать сопроводительные письма. Письмо-распоряжение Такие письма отправляют, как правило, вышестоящие и головные организации, отраслевые министерства и ведомства, контрольно-надзорные органы и органы исполнительной власти.

Полезное видео:

Повторное письмо если нет ответа образец

Сопроводительное письмо к документам Образец письма-ответа Вынуждены Вас предупредить; Напоминаем о сроках. Здесь же приводится информация о размере задолженности, напоминается срок оплаты или поставки товара, выполнения услуг, обязательств и т. Вторая часть содержит изложение требований автора послания и напоминание об обязательствах получателя. Здесь же можно сообщить о возможности применения санкций. Стандартные фразы-клише, которые вы можете использовать во второй части, приведены ниже: Настаиваем на получении; Требуем немедленно принять меры до указывается дата ; Настоятельно просим выполнить взятые на себя обязательства; В заключение выражаем надежду на… В заключение хотим напомнить Вам о Повторное письмо-напоминание Стандартное развитие событий предполагает, что реакцией на сообщение с напоминанием должен стать официальный ответ. Однако иногда бывает так, что отправитель не получает никакого ответа на свой запрос и действий по разрешению конфликтной ситуации со стороны ответчика не следует.

Ответ на официальное письмо: образец

Письмо-запрос несколько похож на письмо-просьбу , но их основное различие в том, что запрос имеет более официальный и строгий характер и может касаться только тех аспектов, которые имеют прямое отношение к функциональной деятельности фирмы. Кто составляет письмо-запрос Письмо должно быть написано от лица организации, при этом автором послания может выступать любой сотрудник компании, являющийся специалистом именно в той области, по которой направляется запрос. Главное условие: он обязан действовать исключительно в интересах работодателя. Если письмо составляется не самим руководителем, а кем-либо из подчиненных, его необходимо согласовать с вышестоящим начальством во избежание дальнейших споров, конфликтов и недоразумений.

Здравствуйте, бесценная Катерина Матвеевна, или Поговорим о деловых письмах

Помогите сформировать письмо отказ заявителю предоставить копию протокола заседания комиссии, который является внутренним документом admin 19 11 Здравствуйте! Ольга 21 11 Добрый день! Что первично при ответе: поручение или пункты?

Деловые письма на английском языке

Ответ на претензию: два сценария Претензии бывают разные, как и поводы для их написания, и отвечать на них приходится в разных ситуациях по-разному. И хотя это очень неприятное дело — отвечать на претензии, делать это нужно обязательно и чем быстрее, тем лучше. Что объединяет все претензии? То, что в них нас ругают за невыполнение каких-то обязательств. Теоретически претензия нацелена на то, чтобы мы исправились, хотя и здесь возможны варианты. Кому-то достаточно принести извинения, для кого-то важно исправить ситуацию, а кто-то ждет компенсации. В чем же различие в написании ответа на претензию? То, что мы будем писать в ответе, напрямую зависит от самой претензии. Какими могут быть претензии?

Образец письма клиенту: 15 готовых шаблонов для рассылки чтобы не быть слишком назойливыми и не засорять ящик клиента повторной.

Рассмотрим их подробнее. Например: Глубокоуважаемый господин губернатор! Глубокоуважаемый господин Вахрушин!

Постарайтесь просто прикинуть, сколько дней нужно, чтобы адресат получил ваше письмо, ответил на него, а вы получили ответ. Если речь идет о письме по электронной почте, то на всё это требуется один-два дня, если об официальном письме, пусть даже отправленном в электронном виде, — больше. Для некоторых запросов, например, в органы власти, существуют нормативные сроки ответа, это тоже стоит учитывать. Важно также принимать во внимание дни недели: для писем в компании и организации выходные в срок ожидания не засчитываются. Тут можно дать совет: не отправляйте важные письма по e-mail в пятницу вечером. В понедельник, когда адресат придет на работу, они окажутся в самом хвосте очереди, и руки до них могут не дойти. Так вы покажете, что ни в чем не обвиняете адресата, просто проверяете, не возникло ли технических проблем. Еще письмо без ответа, это хороший повод позвонить адресату, а разговор часто эффективнее переписки.